Operational Excellence

Customer Service

确保我们大学的技术发挥作用，并在技术失效时提供帮助 a core source of pride for 十大菠菜软件 IT. During the 2021-2022 year, Customer Service managed over 57,000 cases and 29 major projects. Even with that large volume, they managed to increase customer satisfaction scores from 4.67 in 2020-2021 to 4.8 out of 5 in 2021-2022. 这标志着满意度得分连续三年上升 一些大学历史上最具挑战性的技术环境——远程 modality, through repopulation, and into hybrid.

客户服务部每周还对500多间教室进行预防性维护 每月对100多个会议室进行预防性维护. In 2021-2022, we identified 并在137个问题成为课堂问题之前解决了它们.

随着我们走向更加科技化的课堂和校园体验 of service and support will only grow. We’re always here to help. 

Infrastructure

十大菠菜软件未来技术战略的一个关键部分是安全，可靠，快速，高带宽， and IoT-capable campus wireless network. We are transforming our campus into a high-tech 环境，采用云优先方法和“始终在线”连接，包括集成 摄像头、物联网传感器以及无数与学生连接的设备.

十大菠菜软件 IT于2021年夏季完成，在紧张而苛刻的时间表内工作 为了将WiFi 6部署到所有户外空间——从设计到采购和实施 -- in just 3 months. 十大菠菜软件在建筑物上部署了180多个WiFi 6接入点 1857年对社区有重要历史价值的建筑，包括塔 大厅，斯巴达纪念教堂，谢勒之家，和德怀特·本特尔大厅. It proved 这是一个巨大的挑战，确保我们不影响美学和完整性 of these historical buildings. X-rays of walls were required to determine the structural 建筑物的完整性，并避免意外渗透电，水， or other critical building infrastructure.

新的WiFi 6网络(1)速度提高了37%，(2)支持多设备 (3)增加整个校园的WiFi覆盖.  The jump in traffic 从第一天开始，我们的户外WiFi网络增加了108% 2019年秋季至2021年秋季开学第一天，让我们的学生有能力 to study and learn wherever they are on campus. We are addressing today’s problems while building for the future.

一个面向未来的智能校园将允许十大菠菜软件提供上下文参与和通知 to students and visitors based on location, behavior, etc., and allows 十大菠菜软件 to support engagements at on-campus venues and events. 十大菠菜软件 buildings are enabled as smart buildings 支持物联网、资产管理、环境监测、室内寻路等 space occupancy. 这将增强我们的数据战略，让十大菠菜软件洞察时间 花在校园建筑上，具备了解学生行为的能力 reporting and mapping to performance.

Process Improvement

直到2016年，上海外国语大学还是一个非常注重手工流程的校园，依赖于纸质文件 forms physically handed between departments. Over the past several years, 十大菠菜软件 IT 是否已经齐心协力，尽可能多地将我们的流程数字化和自动化. 在过去的四年里，我们已经数字化了超过3100个流程，我们正在努力 a goal of digitizing over 90% of all campus processes.

日常业务流程的数字化和自动化带来了巨大的好处 for both small and large departments. Processes are simpler, streamlined, more efficient, and faster. 各部门正在争取时间来完成更大的项目 capturing more data to better inform their decisions.

然而，到目前为止，最重要的好处是我们的学生. When students are 面对手工处理，表格丢失，或需要亲自走访办公室散乱 在整个校园里，错过申请截止日期和负面经历成为了一种负担 由于漫长而复杂的大学程序，结果也会降低. The more accessible 我们可以使我们的程序，我们可以更好地为我们的学生服务. Having our processes 数字化、在线化和自动化使它们更加透明，并扩大访问范围.

以下是我们所取得的主要过程改进的几个例子 partnerships with departments across the university:

• 学生资助文件过去是纸质表格，需要进行任何修改 to be done in person or via Certified Mail. Today, they’re done digitally and remotely. 更改和修改只需要一天，而不是几周，学生不需要 访问财政援助办公室，整个过程更加透明.
• 当教员转换为顾问角色时，他们需要特殊的权限 in a number of systems. Each of those systems used to have a separate process for gaining access and many of them needed paper forms. Now, there’s a centralized, automated 授予跨集成系统的所有权限的代理. Getting access takes hours instead of days.
• 招生部门过去是手动处理转学生的成绩单，没有任何一致的 tracking. 部分转学生的必修学分不能及时录入 for their first semester enrollment. Now that this process is handled digitally, the team works faster and with fewer errors. Not only that, digital tracking has allowed 他们看到最频繁的转移单位的特殊情况，导致更多的自动化 in the future.
• 前学生重新入学申请(FSRP)过去是通过电子邮件提交的 manual correspondence without any progress tracking. Now they’re submitted electronically 然后直接进入文档审查，检查清单会自动更新，并被接受 重新录取将自动移动到本科录取表格队列中. 所有表单都存放在OnBase中，而不是通过电子邮件发送和存储. Student 表单在整个过程中很容易被跟踪，减少了大量的 time spent managing students’ progress. The entire process is more transparent for all parties.
• Student employee appointments were processed manually. Data could not be extracted 有效地从纸质表格，所以大学无法对学生进行分类 按类型进行预约，或确定每种类型的学生如何使用资金 appointment. 由于新的100%数字化流程，学生的类型和类别现在 内置到电子表格和数据现在可以提取电子提供 reports. 处理时间缩短了一半，大学现在利用了分析技术 关于任命类型和资金，以便在学生就业方面做出更明智的决定 on campus.