Chartfields

圣何塞州立大学必须跟踪和报告每个财政年度的收入和支出 (July to June). 我们用加州州立大学的账户追踪这些货币交易 会计科目表，包括六个图表字段.

Introduction

• 什么是查菲尔德?

  • 查菲尔德是允许大学报告其财务活动的系统代码 去基社盟总理办公室.

    校园部门将使用以下图表字段来管理他们的预算，收入， and expenses:

    • Account
    • Fund
    • Department
    • Program
    • Class
    • Project

    
    这些代码将在下面详细讨论.

• 图表字段是如何使用的?

  • 需要Chartfields

    大多数事务需要三个图表字段.

    • 账户-资金-部门ID

    
    这些必需的代码告诉我们交易的性质，资金来源是 使用过，以及它所属的部门.

    可选Chartfields

    部门还可以使用可选的图表字段来跟踪唯一的活动，例如:

    • 程序-课堂-项目

    
    这些可选代码允许校园为unique添加额外的报告级别 校园活动，如十大菠菜软件在线，十大菠菜软件关怀，建设项目等等 其他未包括在账户、基金、 及部门编号.

• 我在哪里可以找到chartfields?

  • FTS

    当您处理金融交易时，您将在我们的FTS系统中看到图表字段。 比如申请单、报销单和转账单. 您可以在提交交易之前搜索适当的代码.

    CFS

    当您运行报告或调和ProCard/GoCard时，您将在CFS中看到图表字段 statement.

    CFS数据仓库

    CFS数据仓库是一个报告系统，显示您的交易细节的基础上 在你的海图上. 这是了解部门财务状况的有力工具 activities.

• 我如何请求一个新的图表字段?

  • 校园可以在需要时请求新的图表字段

    • Account: 电子邮件FinanceConnect
    • Fund: 电子邮件FinanceConnect
    • Department ID: 部门机构变更请求[DocuSign]
      
    • Program: Chartfield Code Request [DocuSign]
      
    • Class: Chartfield Code Request [DocuSign]
      
    • Project: Chartfield Code Request [DocuSign]
      

Chartfield代码

• Account

  • The account code 告诉我们交易是费用还是收入. 它还确定了支出 分类，如工资、设备、差旅、办公用品、软件等.

    帐号代码长度为6位. 第一个数字告诉我们……的性质 账户活动:

    • 1: Assets
    • 2: Liabilities
    • 3 & 4: Equities
    • 5: Revenues
    • 6: Expenses

    大多数部门都有各种各样的报销活动. 举个例子 费用帐户660003. 一些部门将收取税收. 举个例子 收入账户是502804特别会议注册费吗.

    对于费用活动，我们鼓励您从我们的 账户的定义 page. 使用准确的账户代码将帮助你更好地了解你的财务活动.

• Fund

  • The fund code 告诉我们资金来源，如国家支持，捐赠奖学金，或机票 sales. 基金代码是五位数长. 一些基金全年都有收入，而其他基金则会收到 每一财政年度的预算拨款.

    请记住，每个资助类别都有自己的一套目的规则， 什么是可以购买/支付的，以及可以收取的收益类型.

    有关更多信息，请参见 Fund Types. 

• Department ID

  • The 部门标识码 (或DeptID)标识具有财务活动的部门或单位. Departments 包括学术、行政和学生服务.  部门标识为四位数 long.

• Program
  • The program code 用于定义需要跟踪报告的正在进行的一般活动 校园政策的目的. 这方面的一个例子是识别一个学期的程序代码: 秋天100次，夏天103次.  程序代码是三位数长.
• Class
  • The class code 允许我们跟踪任何特殊的成本报告需要校园部门或其他组织 单元可能有其他图表字段不满足的条件.  类代码是4到 五位数长.
• Project
  • The project code 用于识别具有严格开始和结束日期的活动，例如建设 projects. 它还用于识别应该自动处理的费用交易 invoiced to auxiliary organizations; this is known as Cost Recovery. 项目代码有5到11个字母数字字符.

如何使用查特菲尔德

• 例1办公用品

  • 社会科学学院正在为他们的复印机购买打印纸. The expense 是按660003 - 70000 - 1124收费吗.

    他们将使用:

    • 帐户660003用品和事务
    • 基金7万CSU营运基金
    • 社会科学院1124系
• 例2建设项目

  • 设施部门正在采购与斯巴达体育场翻新有关的用品. The 费用将记至660916 - 70000 - 1172 - 10025.

    They will use:

    • 帐户660916建筑物维护和修理
    • 基金7万CSU营运基金
    • 部门编号1172设施发展 & Ops
    • 项目10025斯巴达体育场照明工程 
• 例3教员研究

  • 某教员想购买专门的设备以支持他们的研究. Their expense 将被记入: 
    619001 – 70031 – 1607 – A1867 – R04. 

    They will use:

    • 帐户619001非教学设备
    • 基金70031研究奖学金及创意活动
    • 1607生物医学工程
    • Class A1867 Dr. Chen
    • R04 RSCA种子基金计划
• 例4课程费用收入

  • 健康学院 & 人文科学为他们提供了特别的会议课程 理学硕士，护理，集中在家庭护士执业计划.  The 收取的注册费将邮寄到502804 - 48110 - 1118 - 100.

    They will use:

    • 帐目502804税区特别会议
    • 基金48110 PaCE保健 & Human Sciences
    • 院系编号1118护理
    • 计划100秋季